En los últimos años el Derecho laboral español ha entrado en una fase de cambio continuo. Para una pyme, ya no basta con “tener contratos y nóminas en regla”: ahora la Inspección de Trabajo mira de cerca cuestiones como la igualdad retributiva, la gestión del tiempo de trabajo, la protección de las personas LGTBI, los canales internos de denuncia o la contratación de de becarios.
Para las pymes, que representan más del 95 % del tejido empresarial en España, conocer y aplicar correctamente estas novedades es fundamental para evitar sanciones y optimizar la gestión de sus recursos humanos.
En este artículo vamos a explicarte las principales normativas laborales que afectan a las pymes y cómo organizarse para cumplir sin poner en riesgo la viabilidad del negocio.
Jornada laboral y registro horario digital: qué hay hoy y qué se prepara
Jornada máxima: situación real a día de hoy
A fecha de hoy, la jornada ordinaria máxima sigue siendo, con carácter general, de 40 horas semanales de trabajo efectivo en cómputo anual, conforme al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
La anunciada reducción legal de la jornada a 37,5 horas semanales no está todavía en vigor, ya que se encuentra en fase de anteproyecto normativo, con un recorrido parlamentario complejo y sin publicación como ley vigente en el BOE.
Por tanto, no existe a día de hoy una obligación legal general de reducir la jornada, más allá de lo que establezcan los convenios colectivos aplicables o los acuerdos internos de empresa.
¿Qué implica esto para una pyme? Aunque la reducción general a 37,5 horas aún no tiene rango de ley, muchas mesas de negociación colectiva están anticipando esa cifra en convenios sectoriales o de empresa. Por ello, resulta imprescindible revisar periódicamente el convenio colectivo aplicable y los acuerdos internos vigentes.
Del registro horario en papel al registro digital
Desde 2019 todas las empresas, tengas 2 o 200 trabajadores, están obligadas a llevar un registro diario de jornada (artículo 34.9 ET, modificado por el RDL 8/2019). Ese registro debe conservarse cuatro años y estar a disposición de la Inspección de Trabajo y de la plantilla.
En la actualidad, la normativa no impone todavía de forma expresa que el registro sea exclusivamente digital, si bien el Gobierno ha anunciado y está tramitando un nuevo Real Decreto que desarrollará esta obligación y que previsiblemente establecerá el uso de sistemas digitales con garantías de trazabilidad, integridad e inalterabilidad de los datos.
Aunque el registro horario digital obligatorio no es aún una exigencia legal plenamente implantada, todo apunta a que lo será en los próximos años, una vez se apruebe y despliegue el nuevo real decreto. Por ello, resulta recomendable que las pymes que todavía utilizan sistemas manuales o fácilmente manipulables comiencen a planificar su transición hacia soluciones informatizadas.
Igualdad y diversidad: Planes LGTBI y refuerzo de los Planes de Igualdad
Plan LGTBI obligatorio en empresas de 50 o más personas trabajadoras
La Ley 4/2023 ya estableció que las empresas de 50 o más personas debían implantar medidas específicas para garantizar la igualdad y no discriminación de las personas LGTBI. En 2024 se aprueba el Real Decreto 1026/2024, que desarrolla y concreta estas obligaciones.
Desde 2025, una pyme que supere el umbral de 50 personas trabajadoras debe:
- Negociar con la representación de la plantilla un conjunto de medidas planificadas para la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI.
- Incluir en sus planes de formación módulos específicos sobre derechos LGTBI en el ámbito laboral, dirigidos a toda la plantilla y especialmente a mandos intermedios y RR. HH.
- Prever medidas frente a acoso o discriminación por orientación sexual, identidad o expresión de género, con canales claros de denuncia y régimen disciplinario.
No se trata de un “documento simbólico”: la falta de medidas puede dar lugar a sanciones importantes en el marco de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Plan de Igualdad, registro retributivo y auditoría salarial
Las empresas de 50 o más personas ya están obligadas a contar con un Plan de Igualdad registrado y vigente, que incluya una auditoría retributiva para verificar que no existen brechas salariales injustificadas entre mujeres y hombres.
Además, todas las empresas, aunque sólo tengan una persona trabajadora, deben tener un registro retributivo de su plantilla, desagregado por sexo y categorías, actualizado al menos una vez al año. Esto ya no es nuevo, pero se cruza con otra gran novedad europea.
Transparencia salarial: la Directiva europea que empuja a las pymes
La Directiva (UE) 2023/970 sobre igualdad retributiva y transparencia salarial obliga a los Estados miembros a introducir nuevas exigencias en materia de información salarial (bandas salariales en ofertas de empleo, criterios objetivos de retribución, reportes periódicos de brecha salarial, etc.), con plazo de transposición hasta el 7 de junio de 2026.
¿Qué significa para una pyme española?
- A corto plazo, no hay todavía una ley interna específica, pero el legislador tendrá que adaptar el Estatuto de los Trabajadores y la normativa de igualdad.
- Es previsible que las ofertas de empleo deban incluir rangos salariales y que se refuercen las obligaciones de informar a la plantilla sobre criterios de fijación de salarios y progresión.
- Las obligaciones de reporte periódico afectarán primero a empresas de mayor tamaño (≥250 personas), pero las pymes que crezcan por encima de ciertos umbrales entrarán en ese esquema en los años siguientes.
En la práctica, conviene que las pymes empiecen ya a:
- Ordenar su estructura salarial, con bandas y criterios objetivos.
- Revisar su registro retributivo y, si procede, su Plan de Igualdad, anticipando las exigencias de transparencia que llegarán con la transposición.
Cuota de solidaridad y aumento del coste laboral en salarios altos
Otra novedad relevante desde el 1 de enero de 2025 es la llamada “cuota de solidaridad” de la Seguridad Social. Se trata de una cotización adicional aplicable a la parte del salario que supera la base máxima de cotización, fijada para 2025 en 4.909,50 € mensuales.
Los tramos iniciales son:
- Un recargo cercano al 0,92 % para el tramo que va desde la base máxima hasta un 10 % por encima.
- Un porcentaje superior para los tramos siguientes, incrementándose progresivamente hasta 2045.
Aunque muchas pymes no manejan salarios por encima de la base máxima, esta medida sí afecta a:
- Dirección y alta responsabilidad con salarios elevados.
- Pymes de sectores tecnológicos, financieros o industriales competitivos, donde retribuciones altas son habituales.
Es fundamental que la pyme:
- Revise el coste total empresa de estos perfiles.
- Tenga en cuenta la cuota de solidaridad en sus presupuestos salariales y ofertas de empleo para 2025 y siguientes.
Estatuto del Becario y límites a las prácticas en las pymes
En los últimos meses se ha aprobado el anteproyecto del denominado Estatuto del Becario, que tiene como objetivo regular de forma más estricta las prácticas formativas en empresas y entidades, tanto universitarias como de formación profesional o vinculadas al Sistema Nacional de Empleo.
Aunque no se trata todavía de una ley plenamente vigente, el texto marca con bastante claridad la orientación del legislador y anticipa los límites y obligaciones que previsiblemente se impondrán a las empresas una vez se complete su tramitación.
Las líneas maestras del futuro Estatuto del Becario son claras:
- Las prácticas deben ser realmente formativas, vinculadas a un plan formativo individual y a los estudios del estudiante. Está prohibido utilizarlas para cubrir puestos estructurales.
- Se limita el número de personas en prácticas según el tamaño del centro de trabajo (por ejemplo, topes específicos para empresas de menos de 10, entre 11 y 30, entre 31 y 50, y porcentaje sobre plantilla a partir de 50).
- Se regulan jornada y horarios: el tiempo de prácticas no puede equipararse a una jornada completa ordinaria; se prohíben noches y horas extra.
- La empresa debe compensar determinados gastos (desplazamiento, manutención…) cuando no haya remuneración, y en todo caso cotizar por las personas en prácticas bajo los términos que marque la Seguridad Social.
Para muchas pymes que tradicionalmente han recurrido a personas en prácticas para reforzar sus equipos, el futuro Estatuto del Becario supondrá previsiblemente un cambio relevante, con un mayor control sobre el carácter formativo de las prácticas, límites cuantitativos más estrictos y un aumento de las obligaciones organizativas y de costes. Las ideas clave para una pyme son:
Prevención de riesgos laborales y salud mental
Otra de las áreas en las que se ha intensificado la vigilancia normativa es la prevención de riesgos laborales, en especial en lo relativo a la salud mental.
La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, ha sido modificada para incluir la obligación de valorar los factores de estrés, acoso o sobrecarga laboral.
Las pymes deben incorporar en sus planes preventivos procedimientos específicos para detectar y actuar frente a riesgos psicosociales, realizar formaciones periódicas y documentar las medidas adoptadas. Ignorar estos aspectos puede derivar en sanciones económicas y, lo que es más importante, en conflictos laborales o bajas prolongadas.
Trabajo a distancia y desconexión digital
El trabajo híbrido y remoto ha llegado para quedarse, pero con reglas claras. El Real Decreto-ley 28/2020, de trabajo a distancia, sigue plenamente vigente y exige la firma de un acuerdo individual por escrito con cada empleado que teletrabaje más del 30 % de su jornada.
Además, el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales, reconoce el derecho a la desconexión digital, obligando a las empresas a garantizar que los empleados no estén disponibles fuera del horario laboral, salvo causas justificadas.
Las pymes deben establecer políticas internas claras sobre horarios, comunicación electrónica y protección de datos en el trabajo remoto, incluyendo medidas técnicas de seguridad y formación específica para sus empleados.
Canales de denuncia, derecho de defensa y nuevas nulidades de despido
Canal interno de información obligatorio desde 2023
La Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, obliga a todas las empresas de 50 o más personas trabajadoras a implantar un sistema interno de información (canal de denuncias) eficaz, confidencial y seguro.
Derecho de defensa y garantía de indemnidad
La Ley Orgánica 5/2024 del Derecho de Defensa ha reforzado de manera expresa la garantía de indemnidad de las personas trabajadoras: no pueden sufrir consecuencias desfavorables (incluido el despido) por reclamar sus derechos ante la empresa, la Inspección o los tribunales.
Si una persona trabajadora presenta quejas internas o ante la Inspección, y poco después es despedida, existe un fuerte indicio de represalia; será la empresa la que deba probar que el despido obedece a motivos ajenos a esa reclamación.
Para una pyme, esto se traduce en dos obligaciones prácticas:
- Implantar y gestionar bien el canal interno de denuncias, documentando todo el proceso.
- Extremar la cautela en decisiones disciplinarias o extinciones de contrato respecto a personas que hayan presentado quejas o denuncias, motivando muy bien las causas y buscando asesoramiento previo.
¿Qué debería hacer una pyme en 2026?
A modo de hoja de ruta, una pyme que quiera adaptarse a las nuevas normativas laborales debería:
- Revisar su jornada y registro horario
- Ver si el convenio ya está bajando jornada.
- Implantar o reforzar un sistema digital de fichaje preparándose para la futura obligación.
- Analizar umbrales de 50 personas trabajadoras. Si estás cerca de ese número, planifica con tiempo:
- Plan de Igualdad completo con auditoría salarial.
- Plan o medidas LGTBI.
- Canal interno de información conforme a la Ley 2/2023.
- Reserva del 2 % de la plantilla para personas con discapacidad y constitución de Comité de Empresa y Comité de Seguridad y Salud, si procede.
- Ordenar salarios y políticas retributivas
- Registro retributivo actualizado.
- Definir bandas y criterios objetivos, pensando ya en la futura normativa de transparencia salarial.
- Revisar el uso de prácticas y contratos formativos
- Comprobar si se cumplen los límites de número, duración y jornada del Estatuto del Becario.
- Valorar si parte de esas tareas debe cubrirse con contratos laborales ordinarios.
- Actualizar protocolos internos
- Protocolos de acoso (incluyendo acoso sexual y por razón de sexo y orientación/identidad de género).
- Política de desconexión digital y teletrabajo conforme a la Ley 10/2021..
- Poner el foco en la prevención de conflictos: Con las nuevas reglas sobre canales de denuncia y garantía de indemnidad, la gestión de las quejas internas y de los despidos requerirá más prudencia jurídica.
En definitiva, adaptarse a los cambios normativos no es una opción, sino una obligación que puede convertirse en una ventaja competitiva si se aborda con visión estratégica y asesoramiento especializado.
En Área Asesores podemos ayudarte a auditar la situación laboral de tu pyme, priorizar los cambios imprescindibles y diseñar un plan de adaptación a estas nuevas normativas laborales. Anticiparse no sólo reduce el riesgo de sanciones: también mejora la imagen de la empresa, facilita la captación de talento y aporta seguridad jurídica a todas las decisiones de recursos humanos.