Cumplir con las obligaciones laborales es una prioridad para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Para las pequeñas empresas, el cumplimiento de estas obligaciones supone tanto el bienestar de los trabajadores, sino que también son esenciales para evitar sanciones administrativas y mantener un entorno laboral saludable. A continuación, te explicamos qué implica cumplir con estas responsabilidades y cómo hacerlo de manera eficiente.
1. Entender el marco legal aplicable a pequeñas empresas
En España, el Estatuto de los Trabajadores (ET) es la norma principal que regula las relaciones laborales. Este texto establece derechos y obligaciones tanto para empresarios como para trabajadores. Además, las pequeñas empresas deben cumplir con normativas específicas en materia de prevención de riesgos laborales, seguridad social y contratación.
Algunas de las principales normativas aplicables son:
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre).
- Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995, de 8 de noviembre).
- Reglamento General de la Seguridad Social (Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre).
2. El contrato laboral: piedra angular de la relación laboral
Uno de los pilares de las obligaciones laborales es formalizar un contrato de trabajo por escrito, salvo en casos específicos permitidos por la ley. El contrato debe incluir:
- Datos del empleador y el trabajador.
- Tipo de contrato (indefinido, temporal, formación, etc.).
- Jornada laboral y salario acordado.
- Fecha de inicio y, si corresponde, de finalización.
Es fundamental registrar los contratos en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo de 10 días desde la formalización.
Claves para pequeñas empresas:
- Utiliza los modelos oficiales de contrato disponibles en el SEPE para evitar errores.
- Asegúrate de cumplir con las cláusulas específicas del convenio colectivo aplicable a tu sector.
3. Cumplimiento en materia de seguridad social
Dar de alta a los empleados en la Seguridad Social es una de las primeras obligaciones al contratar. Esto implica:
- Alta en el Régimen General de la Seguridad Social antes del inicio de la relación laboral.
- Abonar las cotizaciones sociales correspondientes, que incluyen aportaciones tanto del empleador como del empleado.
- Las empresas deben abonar mensualmente las cotizaciones a la Seguridad Social, que incluyen:
- Contingencias comunes.
- Formación profesional.
- Fondo de Garantía Salarial o FOGASA.
- Contingencias profesionales.
- Las empresas deben abonar mensualmente las cotizaciones a la Seguridad Social, que incluyen:
El Sistema RED de la Seguridad Social facilita el cumplimiento de estas gestiones de forma telemática.
4. Prevención de riesgos laborales: garantizar la seguridad
La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, obliga a todas las empresas, independientemente de su tamaño, a garantizar la seguridad y salud de sus empleados. Esto incluye:
- Evaluar los riesgos del puesto de trabajo.
- Elaborar un plan de prevención adecuado a la actividad de la empresa.
- Formación a los empleados sobre los riesgos específicos de su puesto.
- Proveer de equipos de protección individual (EPI) adecuados, en caso de ser necesarios.
- Designar un responsable de prevención o contratar un servicio de prevención ajeno.
Las pequeñas empresas, por su dimensión, pueden optar por sistemas simplificados para cumplir con estas exigencias, pero no están exentas de ellas.
5. Derechos de los trabajadores
Toda empresa debe garantizar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores. Entre ellos se encuentran:
1. Cumplimiento del salario mínimo interprofesional (SMI)
Las empresas deben garantizar que el salario de sus empleados no sea inferior al SMI, establecido anualmente por el Gobierno. Para 2025, el SMI se sitúa en 1.184 euros mensuales en 14 pagas.
2. Nómina
La nómina es el documento que refleja la relación económica entre el empleador y el trabajador. Debe ser clara, detallada y contener:
- Salario base y complementos salariales (por antigüedad, peligrosidad, etc.).
- Deducciones por Seguridad Social.
- Retenciones de IRPF.
3. Control de jornada
Desde 2019, las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de todos los empleados, según lo establecido en el Real Decreto-ley 8/2019. Este registro debe incluir:
- Horario de entrada y salida.
- Descansos realizados durante la jornada.
4. Jornada laboral, descansos y vacaciones
La jornada laboral debe respetar el límite máximo de 40 horas semanales y garantizar 12 horas de descanso entre jornadas.
Los trabajadores tienen derecho a un descanso semanal de 1 día y medio consecutivo, preferentemente durante el fin de semana.
Además, les corresponden al menos 30 días naturales de vacaciones anuales, según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores.
6. Solución de conflictos laborales
A pesar de los esfuerzos por cumplir con la normativa, los conflictos laborales pueden surgir. En estos casos, se recomienda:
- Resolver las diferencias mediante el diálogo y la mediación.
- Acudir al Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC) como paso previo a cualquier procedimiento judicial.
- Contar con un asesor legal que garantice el cumplimiento normativo y defienda los intereses de la empresa.
7. Relación con la Inspección de Trabajo
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social tiene como función principal garantizar el cumplimiento de la normativa laboral. Para evitar sanciones, las pequeñas empresas deben:
- Tener toda la documentación laboral al día, incluyendo contratos, nóminas y registros de jornada.
- Atender los requerimientos de la inspección en los plazos establecidos.
8. Externalización de la gestión laboral: ¿es una buena idea?
Dado el complejo marco normativo, muchas pequeñas empresas optan por externalizar la gestión laboral a través de gestorías o despachos especializados. Las ventajas incluyen:
- Reducción del riesgo de errores.
- Ahorro de tiempo.
- Asesoramiento personalizado sobre bonificaciones y subvenciones.
En conclusión, cumplir con las obligaciones laborales en pequeñas empresas no tiene por qué ser un desafío insalvable. Siguiendo la normativa vigente y adoptando herramientas adecuadas, es posible garantizar un entorno laboral que respete los derechos de los trabajadores y minimice riesgos legales. La clave está en mantenerse informado y contar con el apoyo de profesionales que puedan asesorarte en cada paso.
Si necesitas orientación sobre cómo gestionar estas obligaciones, nuestra gestoría está a tu disposición para ofrecerte soluciones adaptadas a las necesidades de tu negocio.